O que fazer quando o órgão pede amostra em licitação? Aconteceu comigo num pregão para o SAMU de São Paulo, que eu fechei em R$ 745 mil. Pedido de amostra não é o padrão, mas quando ele aparece, é a amostra que decide se o contrato fica com você. O edital diz o que mandar, em que prazo e para onde. O resto é cuidado: documento certo dentro da caixa, embalagem que protege e comprovante de entrega.
Como foi a venda de R$ 745 mil
Eu participei de um pregão eletrônico do SAMU de São Paulo para fornecer capacetes. O orçamento era sigiloso, ou seja, ninguém via o valor que o órgão tinha estimado durante a disputa. Eu ganhei com R$ 782 mil. Depois da disputa, o órgão disse que podia pagar no máximo R$ 745 mil e perguntou se eu topava. Eu topei, lógico.
Nesse pregão eu fiquei em primeiro lugar, o que é raro para mim. Normalmente eu ganho ficando em quinto, sexto ou sétimo na disputa de lances, quando quem estava na frente fica pelo caminho. Dessa vez a primeira colocação veio direto. A minha proposta foi aceita no sistema, e aí chegou a fase que muita gente não espera: o edital pedia amostra.
Quando o órgão pode pedir amostra em licitação
É comum o órgão pedir amostra? Não é. A Lei 14.133 trata isso como exceção. O artigo 41 diz que a administração pode exigir amostra excepcionalmente, desde que esteja previsto no edital e que a necessidade seja justificada. E o artigo 17 diz que essa análise é feita com o licitante provisoriamente vencedor, para comprovar que o produto atende ao que foi especificado.
Na prática, isso quer dizer duas coisas. A primeira é que você descobre o pedido de amostra lendo o edital de licitação, antes de entrar na disputa, e não depois de ganhar. A segunda é que você tem que estar pronto. Se você ganhou e não consegue apresentar a amostra no prazo, corre o risco de ser desclassificado, e o órgão chama o próximo colocado.
O que o edital pediu nessa amostra
No meu caso, a amostra era o próprio capacete. O edital trazia o layout do produto, as cores e o grafismo que ele tinha que ter. É um capacete 180 graus, daqueles em que a frente fecha e sobe sozinha e trava no movimento. Ele leva o grafismo laranja, o símbolo de São Paulo e o contato do SAMU.
Como o capacete precisava ser caracterizado, o prazo que o edital dava era apertado. Eu pedi uma dilação de prazo, e o órgão concedeu. Esse é um ponto que eu quero que você guarde. O produto precisa ser personalizado e o prazo não fecha? Peça a dilação de forma justificada, em vez de mandar uma amostra mal feita ou perder o prazo calado.
Os documentos que vão dentro da caixa
Junto com o capacete eu mandei um envelope com os documentos que o edital previa. O primeiro é a nota fiscal do capacete, obrigatória para fazer o transporte. O segundo é a especificação da amostra, que o edital pedia, com o número do pregão, o órgão e a minha empresa com CNPJ. Ele traz também o número do item, o pregoeiro responsável, a marca, o fabricante e o endereço de entrega.
O terceiro é a declaração de que o produto atende à especificação. Esse envelope vai dentro da caixa. O órgão também tinha pedido algumas viseiras a mais, que foram junto. Todos os documentos que você vai precisar enviar estão no edital. Eu não invento documento e não deixo nenhum de fora, porque amostra reprovada por falta de papel é o tipo de erro que dói mais.
Como eu embalo a amostra
Aqui na empresa a gente sempre peca pelo excesso. Primeiro, eu coloco o capacete dentro de uma caixa parda. Quem faz o transporte não vê que ali tem um capacete de marca, mais caro, que poderia chamar atenção. Não é comum acontecer nada, mas a gente prefere se precaver. E a caixa fica mais apresentável: quem abre no órgão encontra o produto bem acondicionado.
Em cima da caixa eu colo o endereço do destinatário, o endereço da minha empresa e uma identificação de que aquilo é a amostra do capacete daquele pregão. Esse documento também está dentro da caixa, mas fora ele avisa quem recebe antes de abrir. Depois eu passo filme plástico em volta da caixa e tiro uma foto de como ela foi embalada. Se acontecer alguma coisa no caminho, eu tenho o registro.
O envio e a contagem do prazo
Para essa amostra eu escolhi o transporte aéreo de carga da LATAM. Não é o mais barato, mas é o mais rápido. Você pode usar o que funcionar melhor para você, como os Correios com código de rastreio, que também resolve muito bem. O importante é o produto chegar ao órgão dentro do prazo que ele deu.
E o prazo conta de quando? Na minha experiência, muito órgão considera a amostra entregue a partir do momento em que você manda o código de rastreio ou o localizador da carga. Mas eu não conto com isso sem perguntar. A minha recomendação é que você confirme com o órgão se o prazo vale do envio ou da chegada. Se der para chegar antes do prazo, melhor ainda.
A transportadora pede a nota fiscal, e eu deixo uma cópia com eles. Quando a caixa chega, o órgão dá o aceite no canhoto da nota fiscal, e a transportadora me devolve esse aceite. Eu não preciso ir fisicamente ao órgão. Depois disso, é esperar a análise e os empenhos.
O que acontece com a amostra depois
E se a amostra for reprovada, você pega ela de volta? Pode pegar, e o edital diz onde e como retirar. Se a amostra for aprovada, o mais comum é ela entrar como parte da primeira entrega. A partir daí o órgão confere, cara a crachá, se cada produto que você entrega é igual à amostra que ele aprovou. Se não for, o produto é recusado.
Eu tenho aqui no escritório vários capacetes que foram amostra de outros pregões e acabaram voltando para mim. Em um deles, inclusive, a gente teve que trocar a amostra no meio do processo. Tudo isso, se a amostra volta, se vira entrega e qual é o prazo, está escrito no edital daquele pregão.
A minha opinião
Amostra assusta quem nunca mandou, mas é um processo simples quando você lê o edital com atenção. O que eu faço é tratar a amostra como a primeira entrega do contrato: produto exatamente como o edital pediu, documentação completa, embalagem caprichada e comprovante de tudo. Isso passa a imagem da sua empresa antes mesmo do primeiro pedido.
E você, já teve que mandar amostra para algum pregão ou dispensa? Como foi a sua experiência com o prazo e com a análise? Me conta aqui embaixo, porque eu quero saber se o órgão que você atendeu contou o prazo do envio ou da chegada.
